ビジネスメールの基本とマナー

メールはビジネスにおいて、欠かせない時代になっています。「社内でのメール」や「社外へのメール」のやり取りをすることが多い方がほとんどではないでしょうか?プライベートのメールと勝手が全然違います。今回はビジネスメールの基本とマナーについてご紹介しましょう。

 

ビジネスメールの基本とマナー001

【宛先】は正確に!

これを間違えると相手にメールが届きませんので、送信する前にしっかり確認しましょう。また、よくやり取りをする相手先は、アドレスを登録するようにしましょう。

 

【CC/BCC】は使い分ける

複数の相手に送信する際に使用する機能で、宛先とこちらにメールアドレスを入力した方々に一斉送信することができます。

 

しかしながら、「CC」のメールを受け取った方は、他の人たちメールアドレスも見ることが出来てしまいます。逆に「BCC」のメールは受け取っても他の人のアドレスは分からないようになっているので、社外の方への一斉送信は「BCC」を使用するのが一般的です。

 

【件名】はわかりやすく

一目見て、本文の内容がわかるような件名をつけるようにしましょう。「なるべく短く、なるべく簡潔に」を意識して書きましょう。プライベートでは、「無題」でも構いませんが、ビジネスメールは書くのが基本なので、しっかり書いて下さいね。

 

【本文】の順序立てる

1.まず会社名と名前を名乗る
「株式会社 〇〇〇〇の山田です」のように書きましょう。

2.簡単な挨拶
「いつもお世話になっております」が一般的ですね。
その他のフレーズだと「ご無沙汰しております/お久しぶりです」など
ケース・バイ・ケースで変えると良いでしょう。

3.内容は簡潔に
5W2Hを意識して必要事項を簡潔にまとめましょう。文章もダラダラ書くのではなく、
段落を開けたりするなど相手が分かりやすいように配慮して下さい。

 

【著名】は忘れずに!

メールの本文の最後に著名を忘れないようにしましょう。「会社名」「住所」「部署名」「氏名」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を書くのですが、設定しておくことで次回から著名を書かなくても良くなるので活用すると良いかもしれませんね。

 

返信は早くする

プライベートでも同じですが、返信が「早い人」と「遅い人」を比べれば「早い人」の方が良い印象を受けます。返事を早いと「この人は仕事ができる」という印象がもたれやすいので、出来ていない人は実践してみると良いでしょう。

 

まとめ

ビジネスメールはコミュニケーションの一つです。会話をするのと同じで「相手の事を考えて、こちらの伝えたい事を理解してもらう」という事を心掛けなければなりません。内容によって相手に勘違いさせてしまわないよう注意する必要があります。それができるようになれば、あなたの仕事もスムーズに進めることができるでしょう。

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