『仕事を定時で帰りたいのに終わらない・・・』と悩んでいる人も多いでしょう。もしかすると、それは時間を有効に使えていないのかもしれません。そこで今回は「誰でもできる仕事の時間効率化テクニック10選」についてご紹介していきます。
誰でもできる仕事の時間効率化テクニック10選
優先順位が高い仕事は午前中にする
あなたは午前中に優先度の高い仕事をやっていますか？勤務時間の間で午前中が、一番仕事がはかどる時間帯です。
頭が冴えていて集中することが出来ます。そして、体力がある時間帯なので午後だと気が重たい仕事であっても午前中であれば進められます。
午後に優先順位が高い仕事をやっていると集中力も持続できず、体力も少なくなっているので定時までに仕事が終わらなくなる可能性が高くなります。
ですので、午前中に優先順位が高い仕事して、午後からは頼まれた仕事や簡単な仕事（雑務など）をすると仕事をスムーズに進めることが出来ます。
今よりも効率化できるか検討する
あなたは今の仕事がもっと短時間でできる方法を考えていますか？ただ、上司から言われたことを言われた通りにやっていては非効率な仕事もあります。
仕事の手順を変えたり、ほかの業務の関係性によっては1時間かかっていた仕事が、30分以内で済ませる事ができる場合もあります。
具体的には仕事を細分化して、「スキマ時間にできる仕事」と「考えないといけない仕事」と「他の人が関係している仕事」などで分けて進めていく方法もあります。
そうすれば、『この仕事だけで1時間かかる』と考えていた仕事が、簡単な作業とまとめる作業に変えることができます。
業務スケジュールを作成する
あなたは業務のスケジュールを作っていますか？スケジュールを立てて計画的に進めるのと、行き当たりばったりで仕事をするのでは、仕事を終らせるスピードに大きな差が生まれます。
業務スケジュールを作成しない場合、「次に何をすればいいのか？」と考える時間や「あの仕事をやってなかった」といったミスが発生する可能性が高くなります。
そうすると、あなたの貴重な時間を無駄に浪費してしまいます。もしも、業務スケジュールを作成していなければ作りましょう。
そうすれば、無駄に浪費している時間をしっかりと仕事の時間にすれば、定時までに仕事を終らせることができるでしょう。
事前の準備をしっかりする
よく耳にする「段取り8割」を実行していますか？仕事は始める前の準備を「しているか」「していないか」で終わらせる時間に圧倒的な差が生まれます。
定時までに仕事を終わらせたいのであれば、仕事の事前準備は欠かせません。可能なかぎり「あとはやるだけ」といった状態にしておきましょう。
事前の準備を怠ってしまえば、「これはどれを見ればいいの？」「あれはどこにあったっけ？」と仕事を進めるどころか必要なものを探すのに多くの時間を取られてしまいます。
しかし、事前に準備をしておけばスムーズに仕事に取り掛かることが出来ます。準備をしていない時と比べれば、とても短時間で仕事を終わらせることができるでしょう。
仕事のミスを無くす
あなたは仕事でミスをしないよう意識していますか？仕事でミスをしてしまえば、定時で帰りたくても帰れなくなります。
仕事でミスをしなければ、それだけでも時間短縮ができています。仕事でミスをすると同じ業務をもう一度やならければなりません。チェック作業だけでも「ほかにミスがないか」と全て再チェックする必要があります。
そうなれば、その仕事だけで2倍以上の時間を使ってしまいます。たしかに早く仕事が出来れば、定時に帰れる可能性は上がります。ですが、スピードを意識しすぎてミスをしてしまえば、本末転倒です。
定時に帰るためにも、仕事する時にはチェック作業する時間を確保するようにしましょう。
できるだけ雑務は断る
あなたは頼まれた仕事を断ったりしていますか？ほかの人の仕事を断るようにしないと定時までに帰れない可能性が高くなります。
職場における人間関係はとても大切です。人間関係の良し悪しで、「仕事がはかどるか」「仕事が遅れるか」が決まると言っても過言ではありません。
ただ、ほかの人から頼まれた雑務が多いせいで、あなたの仕事が定時までに終わらなくなっている場合もあります。
そんな時には、できるだけ雑務を断るようにしましょう。たしかに人から頼まれたことを断るには勇気がいります。しかし、頼まれ仕事があなたの負担になっているのも事実です。ですので、あなたの仕事に関係性が低い人からの頼まれ仕事は、勇気を持って「NO」と言いましょう。
頼める仕事は他の人にお願いする
あなたは他の人に仕事をお願いしていますか？定時に帰るには他の人を頼ることも大切になります。
あなたの部下や後輩がいるのであれば、仕事を頼むのはそんなに難しくないでしょう。もしも、部下や後輩がいない場合には仕事を交換するのも1つの手です。
たとえば、自分では速く終わらせることが出来ない仕事もあるとしましょう。そういった仕事をほかの人に頼めば、時間を短縮できます。仕事を頼んだ代わりに、あなたが得意な仕事を手伝ってあげるとお互い仕事が進むのでおすすめです。
しかし、注意してほしいことがあります。それはチェック作業です。ほかの人がミスをしない可能性はゼロではありません。誰かに仕事を頼んだら必ずチェック作業を行いましょう。
休憩をしっかり取る
あなたは勤務中しっかりと休憩を取っていますか？休憩を取っていないと定時までに仕事を終わらせることができない可能性があります。
集中した時間を長時間続けることは難しいです。そして、休憩を取らずに仕事を進めても、仕事ははかどりません。疲労が溜まっていくだけで、仕事を終わらせたとしても疲れ果てて帰宅後に何も出来ず、寝てしまうだけです。
そうなれば、定時に帰ったとしても意味がありません。しっかりと休憩を取りながら仕事を進めれば、定時に帰って好きなことを出来ます。
ですので、集中力が切れてきたり、疲れを感じてきたら休憩を挟んで仕事を進めていきましょう。
十分に睡眠をとる
あなたは睡眠をしっかりと取っていますか？睡眠を十分に取っていないと終わる仕事も終わりません。
睡眠が取れていなければ、判断能力が低下して通常は簡単に決められることが出来なくなります。また、集中できない状態になるので、仕事のスピードも大幅に下がってしまいます。
そうなると、仕事のミスも増えてしまいます。先ほど説明したとおり、通常に比べて2倍以上の時間を費やさなければなりません。
そうならないためにも、睡眠時間を十分に確保しましょう。ですので、遅くに就寝している場合は、少しでも早めに寝るようにしましょう。
健康管理に気をつける
あなたは健康管理を意識していますか？仕事を定時までに終わらせるためにはカラダが資本です。
体調が悪い状態で仕事をしても、スムーズに仕事を進めるのは困難です。カラダに鞭打って仕事をした場合には、体調が悪化する可能性が高いです。
そうなれば、仕事どころではありません。仕事ができないカラダになってしまう可能性もあります。最悪の場合には、その職場を辞めなければなりません。
そうならないためにも、しっかりと健康管理を行っていきましょう。健康な状態であれば、体調を気にせず仕事に集中することができます。
仕事の時間効率化テクニックまとめ
- 優先順位が高い仕事は午前中にする
- 今よりも効率化できるか検討する
- 業務スケジュールを作成する
- 事前の準備をしっかりする
- 仕事のミスを無くす
- できるだけ雑務は断る
- 頼める仕事は他の人にお願いする
- 休憩をしっかり取る
- 十分に睡眠をとる
- 健康管理に気をつける
いかがでしたでしょうか？職場によって仕事を定時に終わらせるのは本当に困難です。それを実現させるためも時間効率化テクニックを活用する必要があります。今回ご紹介したテクニックを使えば、今よりも速く仕事を終わらせることが出来るでしょう。あなたが仕事を定時で終わらせて帰れることを心より応援しております。
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